1铁路竣工文件在形成阶段的管理

1.1铁路竣工文件在形成阶段存在的主要问题

1）管理机制不健全。

a.没有专门针对竣工文件编制方面的规章制度及管理办法或没有执行落实。b．职责不清，存在管理上的漏洞。c．人员不固定。负责编制工作人员流动性大，资料交接不清，存在文件缺失、数据不准确等问题。

2）人员素质不高、责任心不强。

没有专业的内业资料员，未做到精心编制和认真检查核对，发现资料与设计或现场不符时，未及时解决和修正。

3）竣工文件收集不准确、不及时、不同步、不完整。

如竣工资料中人员签字不完善、资料内容填写不完整；提供的资料不真实，应该在施工过程中提供的资料，往往在事后突击补写或“写回忆录”；资料数据间的逻辑关系经不起推敲，如检验批中数据与试验资料互相矛盾；签字人员不统一、字迹不一致；填写内容不符合图纸及规范要求等问题。

4）归档组织管理不到位。

按照职责分工，竣工文件编制工作由建设单位负责组织，参建单位负责编制，接管单位档案部门负责协助指导。但在具体执行过程中，建设单位对竣工文件编制的组织管理作用不突出，随意性大，管理不到位。

1.2铁路竣工文件在形成阶段管理方法及措施

1）提高认识，明确职责、加强领导。

a．提高认识，强化全员档案意识，提高做好竣工文件编制工作的自觉性和责任感。b．明确职责。项目实行总工程师负责制，明确现场技术人员对竣工文件的质量责任，建立健全岗位制。c．加强领导。领导重视是加强竣工文件收集归档的管理保证。

2）建立完善的工程技术资料管理制度。

工程开工前，项目部首先应依据铁路资料的一般性规定和业主的特殊要求，对工程技术管理做出明确的规定，为工程技术资料的规范性和统一标准提供依据，避免前期资料管理混乱、无章可循，为资料的收集工作开好头。

3）信息的沟通和不断更新。

在施工和最后验收过程中，与业主的信息沟通和交流对资料的收集工作有着很重要的指导意义。资料管理人员要积极主动地反映在资料收集过程中遇到的问题，督促业主以文件形式下发对竣工资料的具体规定和对问题的答复，尽量避免以后的返工。

4）提前介入、统一标准，加强学习培训，提高人员素质。

在工程开工之初就应介入，统一标准。根据铁道部《铁路建设项目竣工文件编制移交办法》、TB10443-2010铁路建设项目资料管理规程等有关规定，颁发相应文件作为编制竣工文件的基本依据。

邀请有关专家、档案人员、技术人员讲课，对编制人员进行业务培训，为资料标准化、规范化打下基础，尽量把竣工文件质量问题消灭在萌芽状态中。

5）及时整理、定期检查，保证资料管理的连续性。

施工资料要及时填写并签认．以免因人员的离开而造成资料缺失。鉴于上述原因，竣工资料的编制应与施工进度一致，布置施工任务的同时，布置竣工文件的编制工作；竣工文件形成、积累与施工进度同步。

项目管理人员在进行定期检查的同时，还要进行不定期抽查，需要时还要进行专项检查，按照内业资料整理的要求，逐项进行审核，对于不符合要求的必须及时安排责任人完善。严格制定竣工文件资料员逐级负责制度，对责任人实行奖优罚劣，提高资料员的工作责任心。

项目部在施工过程中，不宜频繁更换、调动资料管理员，确实要更换、调动则应提前通知相关人员，做好资料检查、交接。

2铁路竣工文件在汇总编制阶段的管理

2.1铁路竣工文件在汇总编制阶段存在的主要问题

1）组织管理薄弱，工作缺乏统一的协调指导。

在竣工文件汇总编制阶段，工程已接近尾声，技术管理人员大部分调到其他项目，项目上只留几个负责收尾的人员，管理力量较弱，工作纪律比较松散，竣工文件编制缺乏统一的部署和安排，竣工文件编制过程中缺乏技术指导，竣工文件编制工作进展缓慢，编制质量不高。

2）归档作业操作不规范。

竣工文件存在编制、整理前后不统一，移交不及时，竣工图与实物不符、竣工里程与实际里程不一致、图号不完整、图表格式不符合要求、图表审核他人代替签字等不规范现象，案卷整理质量参差不齐，给竣工文件编制工作带来较大麻烦。

2.2铁路竣工文件在编制阶段管理方法及措施

1）制定科学合理的编制管理办法，加强组织管理。

根据铁道部建设项目管理标准化有关要求，首先要对竣工文件的编制工作高度重视，召开专题会议研究编制计划、方案和制定保证措施，推进落实进度情况，在人员、资金、设备等方面给予充分的保障。在编制过程中，按照“四三一”的编制管理模式，即：“四定”“三关”“一达标”，确保竣工文件编制全过程标准化，实现竣工文件的各项编制工作有质有量地推进。具体措施如下：

a.四定，即：定标准、定人员、定时间、定奖励。定标准：在竣工文件编制过程中，坚持执行上级下发的有关文件，结合项目实际情况。以“精益求精，追求完美”为宗旨，做到竣工文件齐全完整、内容准确、系统配套、整洁美观。定人员：选配有责任心、能吃苦耐劳、有内业资料填写和编制经验的人员，充实到竣工文件编制岗位上。资料员一律经过培训，考试合格后方可上岗。在编制人员配置上实现标准化、固定化、专业化。定时间：工程临近尾声，竣工文件汇总编制开始，项目部应根据竣工文件编制的任务量，制定节点目标，以周为控制节点，规定周完成的文件整理数量，实施“一周一考核、一周一评比、一周一奖罚”，保证竣工资料编制的质量和进度。定奖励：制定竣工文件编制奖罚措施，每周对竣工文件编制的质量和进度进行跟踪检查，定期评比和通报；对完成较好的人员给予奖励，反之进行相应的处罚，充分激励和调动大家工作的积极性。

b．三关，即：编制关、复核关、审核关。编制关：在竣工文件编制中，宜实行集中管理。施工单位指挥部可以把各项目部资料员和资料集中到项目经理部，实施统一管理，这样既便于对内协调，又规范了标准、弥补了漏洞，也加快了编制进度，保证了编制质量。复核关：在竣工文件整理过程中，坚持“样板引路，以样学样，以样控制”，组织编制人员进行学习和交流，使各项目部竣工文件编制的质量得到有效保证。主管领导和部门负责人对所形成的单项竣工文件进行随机抽样检查，认真做好查缺、补漏、修改、整理，按建档顺序，对各类资料进行分类归档，用铅笔在每份资料右上角临时标记，在档案盒侧面用便条做好临时说明，便于最终定稿和装订。审核关：为了保证竣工文件的齐全和内容准确无误，应建立竣工文件审核流程：项目部在资料整理前和整理后应根据有关要求进行审核，并建立“末次验证”制度。即竣工文件正式装订之前，必须按照竣工文件管理办法要求和各类资料排列顺序，从开工报告至竣工图认真核对，确认无误后方可进行正式装订。