1 铁路工程技术档案编制与管理

(1)工程前期准备阶段要开始预先计划

铁路项目建设伊始，就要把档案工作作为工程建设的重要组成部分列入议事日程，着手开展文件材料的收集、积累和整理工作。以保证建设、设计、监理、施工单位和项目部内部各部门在文件的形成、积累、整理、归档过程中有据可依，对工程档案的质量、份数和移交工作提出明确要求。根据工程建设的内容、特点，结合具体单位工程、分项工程、分部工程划分和工程实施进度，制定工程档案工作的初步计划，明确档案工作管理体制、归档标准、质量和进度要求、组织和经费保障等内容。

(2)铁路工程进场开工时就要统一竣工文件的标准

铁路工程从进场开工起先，要明确归口管理机构，制定专人负责，建章建制，健全档案工作制度，制定竣工文件编制办法、档案分类方案、文件材料归档范围和保管期限表等有关的业务规范，只有统一的竣工文件标准，才能为大量文件、材料、签证等归档打下良好基础。

(3)铁路工程施工阶段全员参与、过程监控

参加生产的管理、技术、测量、试验人员及施工人员等人员要参与档案资料收集工作，所形成的每份文件资料及档案工作的进行都要处于受控状态，既能保证档案资料的完整，又能实时为施工生产分析提供准确的信息。如隧道工程开挖的实际断面测量记录及图表及时的整理可以发现开挖轮廓的超欠挖情况，给开挖爆破及时提供信息，不断改进爆破技术的同时减少超欠挖，降低开挖成本提高效益。桥梁的基础工程施工的记录、日志等档案资料能给施工质量、安全事件的分析提供信息。桩基础施工及时将断桩资料记录整理出来，能对桩基质量问题的分析提供信息。这些都体现了即时进行档案资料收集和编制服务于工程的作用。

在铁路工程施工过程中，将档案工作贯穿工程生产过程，与工程实体质量、进度和安全问题同等重视，在检查工程质量、进度、安全时，同步检查档案资料的形成、管理情况。铁路工程的单位工程、分项工程、分部工程多又复杂，每完工一项要求竣工资料同时完成，在进行单项工程验收时要验收该单项工程的竣工文件的质量。一旦生产过程中的文件材料内容填写齐全并经有关人员签证完毕后，即移送档案管理人员进行预立卷，并统一存放于工地档案室，以保证档案的完整与安全。

在铁路工程施工阶段，还要特别注意以下2个专项档文件的过程控制：

第一，铁路工程设计图、文件资料的控制。

铁路工程设计图、文件资料等难免有疏漏，施工单位要及时审核图纸清单工程量与实际是否相符。例如，若路基工程按施工测量断面计算施工量比设计的多，就需要进行设计变更，该设计变更通知单要及时收集存档；若在隧道开挖过程中发现勘测设计的地质条件与实际不符，或在桥梁施工过程中发现桥梁基础地基变化都必须向设计、监理及时提出申请，随时进行设计变更，这些变更文件都要及时收集保存。

第二，铁路工程施工材料的质量控制。

铁路工程施工材料种类繁多，须进行质量控制。成品、半成品、材料的合格证、出厂合格证、质量检查合格证这“三证”都要收集到竣工文件中。钢材进场的理化实验、水泥标号测定等试验结果记录、表格要及时存档，为质量事件分析提供依据。这些证书、试验记录的资料具有即时性和阶段性特点，必须及时整理妥善保存以保证竣工文件的编制质量。

(4)铁路工程竣工阶段档案编制质量控制

工程竣工后要指定专人编制竣工文件，将平时同步归档的档案系统汇总，全面梳理，严格按照规定进行收集、整理编制，最后将竣工文件归档保存。

2 铁路工程竣工文件编制与管理存在的问题和建议

2．1存在的问题

第一，领导重视不够。

有些单位领导对竣工文件这项系统工程的重要性认识不足，不了解其工作内容和难度，没有将其放在管理的重要工作日程上，重外业，轻内业，认为“竣工文件就是最后抓几个人编一编”，平时较少过问编制工作的困难、进度和质量。

第二，管理机制不健全。

一是规章制度不落实。尽管国家、企业均制定了一系列法规制度，但执行不够严格，特别是不能及时地整理内业资料，导致事后收集困难。二是职责不清，形不成管理的合力，存在管理上的漏洞，出现问题，互相推诿，无人检查、监督。三是人员不固定。负责编制工作人员很难做到自始自终，加之资料交接又不清，出现文件缺失、数据不准确等问题。

第三，人员素质不高、责任心不强。

施工过程普遍存在任务重、工期紧、战线长实际情况。技术人员数量不足、缺少培训，不少学生刚毕业就走向施工第一线，又缺少“传、帮、带”环节，造成技术素质较低。工地技术人员工作不够认真，出现隐蔽工程检查证未按时填写签字、原材料出厂合格证及各种试验资料未及时整理，工程日志记录不准确等。另外就是编制人员未做到精心编制，对交上来的工程资料不检查、不核对，发现资料与设计或现场不符时，未及时解决和随时修正等影响竣工文件的编制质量。

2．2建议

第一，领导重视是加强竣工文件和收集归档的管理的保证。

承担铁路工程各单位主要领导要将竣工文件的编制列入工作日程，从企业发展的长远目标出发，制定具有法规性的职责制度，建立符合客观规律的运转流程，如图l所示。按照图示进行竣工资料收集、积累归档，能使竣工资料归档工作有系统性，可提高竣工文件的编制质量，同时也保证了内容准确真实，填写清楚、齐全，法律手续完备。

第二，健全机构、配齐人员是完成竣工文件编制和收集归档的保证。

一是将编制工作纳入总工程师职责范围，作为施工全过程技术管理的重要组成部分，从开工时就安排专人负责竣工文件编制的组织、检查、指导工作，其下属单位要有专人或兼职人员进行文件的收集、整理、归档工作。二是要从财力、物力上给予保障。三是努力提高竣工文件编制人员的业务素质。竣工文件编制工作是一项综合性的技术工作，要求编制人员应结合施工现场熟悉文件、施工规范和验标内容，树立高度的责任心提高竣工文件的编制质量。